Sie möchten Ihre Einrichtung durch den Einsatz von Ehrenamtlichen bereichern?

Das gelingt erfolgreich, wenn Sie folgende zehn wichtigen Hinweise für die Arbeit mit Ehrenamtlichen beachten:

1.  Für Ehrenamtliche sollten Sie in Ihrer Einrichtung einen verbindlichen Ansprechpartner bestimmen.

Der Ansprechpartner ist für die Beantwortung von Fragen und für Erst- bzw. Beratungsgespräche mit Ehrenamtlichen zuständig. Auch für die weitere Begleitung der Ehrenamtlichen ist ein fester Ansprechpartner förderlich.

 2.  Nehmen Sie sich Zeit für die Anfragen der potenziellen Ehrenamtlichen.

Interessierte melden sich in der Regel nur einmal. Planen Sie deshalb genug Zeit für das Erstgespräch in einer angenehmen und ruhigen Atmosphäre ein. Stellen Sie Ihre Einrichtung kurz vor und machen Sie im Anschluss einen kleinen Rundgang durch Ihre Räumlichkeiten.

3.  Erkundigen Sie sich bei dem Erstgespräch nach den individuellen Vorstellungen, Wünschen und Motivationen.

Das Anliegen des/der Interessenten/in sollte im Mittelpunkt stehen. Fragen Sie nach Motivation und Vorstellungen und nach beruflichen und/oder ehrenamtlichen Vorkenntnissen.

4.  Ermitteln Sie den zeitlichen Aufwand für den freiwilligen Einsatz.

Erfragen Sie, welches Zeitbudget der/die Interessent/in einbringen möchte und vermitteln Sie, welchen zeitlichen Umfang der Aufgabenbereich hat bzw. welche zeitlichen Spielräume es gibt. In der Anfangsphase sollte der zeitliche Aufwand niedrig gehalten werden.

5.  Klären Sie die Frage über anfallende Kosten, die dem/der Ehrenamtlichen entstehen.

Der/Dem Ehrenamtliche/n sollten keine zusätzlichen Kosten entstehen. Klären Sie deshalb im Vorfeld, ob Ihre Einrichtung z. B. Fahrtkosten, Materialkosten usw. übernimmt und treffen Sie hierüber eine klare Vereinbarung. Auch die Frage der Haftpflicht- und/oder Unfallversicherung sollte angesprochen werden.

6.  Treffen Sie klare Entscheidungen über eine Zusammenarbeit.

Wenn Sie sich noch nicht sicher sind, ob die/der Interessierte für die Arbeit geeignet ist, vereinbaren Sie für beide Seiten eine Probezeit, an deren Ende Sie und die/der Interessierte entscheiden, ob es zu einer Zusammenarbeit kommen soll. Wenn Sie jemanden für nicht geeignet halten, erläutern Sie ihr/ihm Ihre Gründe dafür. Vielleicht können Sie ihr/ihm ein anderes Einsatzfeld in Ihrer Einrichtung empfehlen.

7.  Definieren Sie die zukünftigen Aufgaben des/der Ehrenamtlichen genau.

Treffen Sie für beide Seiten verbindliche Absprachen über Inhalt und Art der Arbeit. Klären Sie auch, welche Aufgaben Ehrenamtliche nicht übernehmen sollen, z. B. im Pflege- oder handwerklichen Bereich. Definieren Sie die Schnittstellen zu den hauptamtlich Beschäftigten und grenzen Sie die Bereiche im Hinblick auf Zuständigkeiten klar ab.

8.  Beraten und informieren Sie Ehrenamtliche regelmäßig.

Ermöglichen Sie Ehrenamtlichen die regelmäßige Teilnahme an Gruppenbesprechungen, damit diese einen Überblick über das Geschehen in Ihrer Einrichtung bekommen und in das Team eingebunden werden. Bieten Sie - wenn möglich - Fortbildungen, Hospitationen oder Einzelberatungen an.

9.  Sorgen Sie für Anerkennung, damit die Motivation der Ehrenamtlichen erhalten bleibt bzw. wachsen kann.

Anerkennung und Lob für die geleistete Arbeit, Ehrungen und Auszeichnungen bei besonderen Anlässen, gemeinsame Feste oder Unternehmungen, eine Karte zum Geburtstag oder Neuen Jahr und vieles mehr tragen zur Freude und Zufriedenheit der Ehrenamtlichen bei und stabilisieren die Teamarbeit.

10.  Ermöglichen Sie Gestaltungsspielraum.

Ehrenamtliche brauchen die Möglichkeit, ihren Aufgabenbereich (mit) zu gestalten und weiter zu entwickeln. Sprechen Sie in regelmäßigen Abständen gemeinsam über Ideen und Veränderungswünsche. Beziehen Sie den Erfahrungsschatz und die Kreativität der Freiwilligen in Ihre Arbeit mit ein.

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